Pay Per Page Green

Economica, sociale e ambientale: le tre prospettive del Pay Per Page Green

Il Pay Per Page è un modello di business che consente alle organizzazioni di rivedere le strategie di acquisto e di gestione del flusso documentale. Con il Pay Per Page le aziende acquistano un servizio grazie al quale il contratto costo pagina – per cui l’azienda cliente paga un importo unitario predeterminato per le pagine prodotte (stampe, copia, fax) – include:

- Consulenza (fase di assessment e di analisi delle necessità presenti e future dell’azienda)

- Sostituzione del parco macchine con modelli di ultima generazione (quelli precedentemente installati sono rilevati dal fornitore a valore di cespite)

- Ricambi e consumabili

- Servizi di assistenza tecnica e manutenzione.

"Il Pay Per Page prevede un servizio a 360°, per il quale l' utilizzatore deve solo usare le apparecchiature, senza preoccuparsi della lora gestione"

Il costo della pagina stampata è unico a livello aziendale (con l’unica differenza tra monocromatico e Colore) a prescindere dalla tipologia della periferica.

Il progetto inizia con una fase di analisi in cui gli specialisti della divisione Document Consulting, identificano il TCO (Total Cost of Ownership) della gestione documentale avvalendosi di una precisa metodologia di auditing e lavorando in stretta collaborazione con i project leader dell’azienda cliente.

Questa attività preventiva consente di migliorare l’efficienza organizzativa e la soddisfazione degli utenti.

Dopo l’analisi viene realizzato un business case per l’innovazione e il cambiamento, comparando la situazione ‘as is’ (di partenza) con quella ‘to be’ (progettuale).

I risultati di questa fase di analisi e di progettazione possono essere visti da tre prospettive distinte ma complementari: economica, sociale e ambientale.

Il Pay Per Page consente di monitorare i costi e di ridurli fino al 30% (su base storica) rispetto alla situazione di partenza. L’ottimizzazione dei costi, sia diretti che indiretti, è data dalla somma di diversi fattori:

- Generazione di flusso di cassa, il parco dei dispositivi di riproduzione e stampa precedentemente installato è acquistato da Dupli C.A.R. srl a valore di cespite.

- Ottimizzazione dei dispositivi installati (numero e caratteristiche)

- Riduzione del consumo di energia elettrica

- Eliminazione degli sprechi dei consumabili

- Le spese possono essere monitorate per centro di costo, il che consente di comprendere se vi sono costi che possono essere ulteriormente ridotti

- L’utilizzo del Colore  può essere gestito mediante software di controllo

Il Pay Per Page è Green, dal momento che consente di migliorare l’impatto ambientale grazie al minor consumo di energia elettrica e al minor consumo di carta.

Nella fase iniziale di analisi viene effettuata una ‘Green Survey’ volta a raccogliere i dati relativi a questi aspetti e a presentare un progetto che porti a risultati chiaramente misurabili e quantificabili. In particolare, il minore impatto ambientale dipende da due fattori:

- minor consumo di energia elettrica che deriva da: minor numero dei dispositivi installati, efficienza dei modelli proposti rispetto a quelli iniziali.
- minor consumo di carta, dal momento che i dispositivi garantiscono la modalità di stampa fronte-retro (duplex) impostabile come default, a garanzia di un utilizzo più razionale della carta.

Eliminare totalmente il cartaceo è impossibile: l’obiettivo deve essere quello di stampare il documento solo nella fase di consultazione, gestendolo in maniera digitale in tutte le altre fasi del suo ciclo di vita.
Questo si può fare utilizzando applicativi di workflow management che eliminano lo scambio di documenti cartacei tra i vari uffici. Adottando una soluzione di archiviazione digitale si elimina la necessità di stampare per conservare i documenti.